Optimasi iFlow dengan Metode Auto Mail Reminder for Degree of Urgency Matter

Laporan Aktivitas

  1. It’s My Idea
Judul Ide Penjelasan tentang Ide Latar Belakang Ide Mekanisme Implementasi Ide Dampak Implementasi Ide Peran Stakeholders
Optimasi iFlow dengan Metode Auto Reminder Mail for Degree of Urgency Matter – Mail auto reminder via email

 

 

 

 

 

 

 

 

-Penambahan fitur tracking surat

 

 

 

 

 

-Klasifikasi surat berdasarkan tujuan dan tingkat mendesak (degree of urgency)

 

 

 

 

 

 

 

 

-Penambahan fitur auto reminder untuk jenis surat tertentu berdasar tingkat urgensitasnya

 

 

 

 

1. Saat ini email dari manajemen lambat mendapatkan disposisi ke bagian terkait

2. Email dari manajemen lambat mendapatkan report dari bagian terkait

3. Email dari manajemen lambat dalam eksekusi

 

4. Fitur mail tracking existing hanya di divisi terkait

5. Kendala tracking posisi email lintas divisi hingga menghambat proses eksekusi

 

6. Selama ini semua surat diperlakukan sama, tidak ada skala prioritas

 

7. Tidak ada prioritas membuat respon surat tidak tepat, eksekusi jadi lambat

 

8. Proses bisnis terganggu, momen eksekusi jadi tidak sesuai planning

 

9. Tidak ada reminder atas surat yang dikirimkan ke bagian terkait

 

 

10.    Pihak terkait kurang punya senses of urgensitas sehingga proses bisnis berjalan tidak sesuai rencana.

·   Mail project owner alias si pengirim email (biasanya sekretaris) memisahkan jenis email berdasarkan tujuan dan tingkat urgensi

·   Tujuan email bisa dibagi 3 kelompok: pemberitahuan, permintaan, perintah (instruksi)

·   Tingkat urgensitas email dibagi menjadi 3: biasa, penting mendesak

·   Respon email dibagi menjadi 2 berdasarkan tujuan: dipahami atau dilaksanakan

·   Respon email berdasarkan tingkat urgensi dibagi 3: biasa (max respon 3 hari), penting (max 1 hari), mendesak (max. 4 jam)

 

·   Fitur tracking lintas divisi memungkinkan bagian berkepentingan, bisa mengetahui posisi penerima email, apakah sudah di disposisikan ke pic pelaksana atau belum

 

·   Fitur auto reminder dibuat khusus untuk jenis surat mendesak untuk memberikan peringatan bagi user yang dituju (level kepala departemen dan kepala divisi) bahwa status email yang dikirimkan harus posisi selesai (done) dalam waktu tertantu (misal 2 hari)

 

·   Fitur auto reminder akan terus memberikan mail pemberitahuan setiap 12 jam sekali sampai status done .

 

·   Melalui fitur ini juga bisa dilihat riwayat respon dari user atas email yang dikirimkan.

·   Meningkatkan dan memudahkan komunikasi antar departemen atas setiap informasi yang diberikan.

·   Mudah dalam menjalankan keputusan bisnis akibat komunikasi yang lancar

·   Mudah membuat dan menjalankan skala prioritas dalam bisnis

·   Resiko Operasional bisnis akibat miskomunikasi dapat terkontrol.

·   Memudahkan control atas setiap departemen agar focus pada project yang ditentukan berdasarkan skala prioritas

·   Menunjang kinerja dan member panduan setiap departemen atas proses bisnis yang dijalankan berdasarkan skala pioritas

·   Mengontrol resiko operasional pada setiap departemen yang ada.

·   Memberi masukan pada aplikasi ini untuk bisa dipergunakan pada bagian lain yang mengalami kendala komunikasi atau skala prioritas

·   Mendapat Informasi dampak resiko yang di timbulkan dari miss komunikasi yang ada.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Timeline Implementasi Ide

 

 

No Aktivitas April Mei Juni
Minggu Ke- Minggu Ke- Minggu Ke-
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Sosialisasi Memo tentang Auto Reminder Mail for Degree of Urgency Matter                        
2 Klasifikasi surat berdasarkan tujuan dan tingkat urgensitas                        
3 Pembuatan fitur tracking surat lintas divisi                        
4 Pembuatan redaksional reminder untuk divisi terkait                        
5 Pembuatan dan penambahan fitur auto reminder                        
6 Implementasi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lampiran Dokumentasi Ide

Password :
User         :
Auto Mai L REMINDER
      Time Line Implementasi Ide

 

  • Sosialisasi Memo tentang Auto Reminder Mail for Degree of Urgency Matter
  • Klasifikasi surat berdasarkan tujuan dan tingkat urgensitas
  • Pembuatan fitur tracking surat lintas divisi
  • Pembuatan redaksional reminder untuk divisi terkait Pembuatan dan penambahan fitur auto reminder
  • Implementasi

 

Optimasi iFlow dengan Metode Auto Mail Reminder for Degree of Urgency Matter

 

TIME LINE:

–         April 2020

–         Mei 2020

–         Juni 2020

 

 

 

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *