etika rapat

Efisiensi pertemuan bisnis memiliki efek langsung pada produktivitas dan keberhasilan suatu perusahaan. Salah satu faktor utama yang mendorong efisiensi rapat adalah etika rapat yang ditampilkan oleh peserta.

Mengikuti seperangkat aturan etika rapat dapat membantu Anda menunjukkan profesionalisme dan kualitas kepemimpinan, yang dapat membantu Anda memajukan karir Anda. Dalam artikel ini, kita membahas apa itu etiket pertemuan bisnis, mengapa penting dan tips untuk menjaga etiket pertemuan bisnis yang baik.

Apa itu etika rapat?

Etiket pertemuan bisnis mengacu pada standar perilaku yang diharapkan di tempat kerja selama pertemuan. Etiket rapat, seperti etiket bisnis biasa, mendorong Anda untuk berperilaku profesional dan penuh hormat. Etiket pertemuan bisnis mencakup perilaku seperti tepat waktu, mendengarkan tanpa menyela, tidak mengeluarkan telepon dan bersiap-siap. Etiket pertemuan bisnis dapat berubah sedikit tergantung pada situasinya. Misalnya, untuk rapat yang lebih formal di kantor, sebaiknya sediakan agenda. Ini tidak diperlukan untuk pertemuan bisnis yang lebih santai saat makan malam.

Mengapa etika rapat bisnis penting?

Ada beberapa alasan mengapa etika rapat itu penting, antara lain:

Meningkatkan komunikasi

Etiket pertemuan bisnis mempromosikan suasana saling menghormati di antara orang-orang di tempat kerja, yang memfasilitasi komunikasi yang kuat.

Meningkatkan produktivitas

Berbagai aspek etiket pertemuan bisnis, seperti mendengarkan secara aktif, persiapan dan agenda, meningkatkan efisiensi pertemuan yang dijalankan, meningkatkan produktivitas waktu itu.

Meningkatkan hubungan

Etiket pertemuan bisnis membantu orang merasa dihormati dalam rapat, yang diterjemahkan ke dalam hubungan tempat kerja yang lebih kuat.

11 tips untuk etika rapat yang baik

Ikuti aturan umum berikut untuk etika rapat yang benar:

  • Tepat waktu.
  • Ayo siap.
  • Berpakaian secara profesional.
  • Berbicara cukup keras.
  • Mendengarkan secara aktif dan berpartisipasi.
  • Bergiliran berbicara.
  • Ikuti agendanya.
  • Ajukan pertanyaan pada waktu yang tepat.
  • Perhatikan bahasa tubuh Anda.
  • Singkirkan teknologi.
  • Makan dan minum dengan benar.

Tepat waktu

Tepat waktu untuk rapat menunjukkan kedewasaan, profesionalisme, dan kesopanan untuk sisa rapat. Para pemimpin ingin rapat mereka berjalan secara efisien, jadi menghilangkan gangguan yang terkait dengan keterlambatan adalah langkah penting dalam proses ini. Di luar tempat kerja, datang agak terlambat untuk acara sosial atau janji temu mungkin baik-baik saja, tetapi dalam pengaturan profesional, biasanya peserta diharapkan tiba tepat waktu.

Datang beberapa menit lebih awal bahkan lebih baik sehingga Anda dapat duduk dan duduk sebelum rapat dimulai. Jika Anda terlambat menghadiri rapat, berikan permintaan maaf sederhana kepada semua orang, duduklah dan segera fokus pada diskusi.

Ayo bersiap

Banyak penyelenggara rapat yang mengirimkan email berisi rundown agenda, terutama jika rapat dengan banyak orang dan beberapa topik yang ingin dibahas oleh penyelenggara. Agenda akan memastikan pertemuan berjalan lancar dan efisien. Mereka mungkin juga meminta sebelum membawa bahan untuk membuat catatan dengan saran atau ide mengenai suatu topik atau menyelesaikan tugas pertemuan. Pastikan Anda benar-benar siap dengan apa pun yang dibutuhkan penyelenggara.

Berpakaian secara profesional

Tergantung pada sifat kantor Anda, pakaian yang sesuai dapat bervariasi. Ikuti aturan aturan berpakaian yang diterapkan kantor Anda untuk rapat di kantor. Jika Anda bertemu klien di luar kantor, aturan yang sama biasanya berlaku, tetapi Anda mungkin ingin bertanya kepada manajer Anda pakaian apa yang sesuai jika Anda memiliki ketidakpastian.

Bicaralah dengan cukup keras

Ketika Anda berbicara selama rapat, pastikan untuk berbicara dengan keras dan jelas sehingga semua orang dapat mendengar Anda. Ini menggambarkan kepercayaan diri dan membuat Anda terlihat lebih profesional. Ini juga memastikan semua orang mendengar pikiran Anda dan dapat merespons dengan tepat. Berbicara lembut dapat memengaruhi efisiensi rapat jika Anda perlu mengulanginya sendiri atau seseorang salah mendengar Anda.

Mendengarkan dan berpartisipasi secara aktif

Memenuhi produktivitas pada peserta mendengarkan dengan baik orang lain dan berpartisipasi aktif dalam diskusi. Anda dapat berlatih mendengarkan secara aktif dengan mengangguk atau memparafrasekan apa yang dikatakan orang lain untuk menunjukkan pengertian, mengungkapkan perhatian Anda, atau mengajukan pertanyaan spesifik dan menyelidik. Selain menunjukkan kepada orang tersebut bahwa Anda menghormati pendapat mereka dan ingin mendengar apa yang mereka katakan,

Selain menunjukkan kepada orang tersebut bahwa Anda menghormati pendapat mereka dan ingin mendengar apa yang mereka katakan, mendengarkan secara aktif membantu Anda tetap fokus dan menawarkan tanggapan yang lebih bermakna.

Bergiliran berbicara

Pertemuan bisnis terkadang menciptakan percakapan yang menarik dan penuh gairah di mana semua orang ingin memberikan masukan mereka. Hal terbaik yang harus dilakukan adalah menunggu giliran Anda untuk berbicara dan membiarkan orang lain menyelesaikan pemikiran mereka sebelum terjun ke percakapan. Ikuti aturan berbicara apa pun yang dimiliki fasilitator, seperti mengangkat tangan Anda. Juga, tuliskan poin utama Anda jika Anda pikir Anda mungkin lupa apa yang ingin Anda katakan saat menunggu, tetapi cobalah untuk terus mendengarkan percakapan sambil menulis.

Ikuti agendanya

Tetap pada topik adalah etiket bisnis yang baik karena mengurangi waktu yang terbuang pada garis singgung. Pertemuan bisnis terkadang keluar dari agenda, tetapi fasilitator akan membantu jika Anda tetap pada tugas dan mencoba membuat pertemuan tetap produktif. Jika Anda bisa, arahkan percakapan kembali ke topik awal jika Anda melihatnya beralih ke topik yang tidak terkait.

Ajukan pertanyaan pada waktu yang tepat

Waktu terbaik untuk mengajukan pertanyaan adalah selama presentasi pada saat-saat yang tepat ketika pertanyaan Anda relevan dengan informasi penyaji. Bersikap sopan dan tunggu jeda dalam pidato mereka untuk mengangkat tangan Anda. Mereka juga kemungkinan akan mengundang peserta untuk mengajukan pertanyaan secara berkala selama presentasi. Cobalah untuk tidak menanyakan semua pertanyaan Anda di akhir saat rapat harus ditutup. Jika Anda memiliki pertanyaan yang belum terjawab di akhir, Anda dapat tetap menanyakannya secara pribadi atau mengirim email ke pemimpin rapat.

Perhatikan bahasa tubuh Anda

Sangat mudah untuk gelisah selama pertemuan panjang. Cobalah untuk menghindari kebiasaan berikut:

  • Mengetuk pena
  • gelisah
  • Memutar kursi Anda dari sisi ke sisi
  • Menghentakkan kakimu
  • Kertas gemerisik
  • Membuat suara pelan seperti bersenandung atau klik

Meskipun tidak berbahaya di meja Anda sendiri, perilaku ini dapat mengalihkan perhatian penyaji dan pendengar dan mungkin memberi mereka kesan bahwa Anda tidak tertarik. Perhatikan bahasa tubuh yang Anda gunakan dalam rapat.

Hindari pemakaian teknologi berlebihan

Banyak orang cenderung menyimpan ponsel mereka di atas meja selama rapat, tetapi ini dapat berubah menjadi pengalih perhatian jika ponsel berdering, berdengung, atau menyala secara tidak sengaja. Matikan atau diamkan perangkat Anda, lalu simpan di tempat yang tidak terlihat lagi, seperti di dompet, tas kerja, atau saku jaket. Anda mungkin ingin membawa kertas dan pena untuk mencatat dan menghindari gangguan teknologi. Namun, jika Anda perlu merujuk pada informasi di laptop Anda, tanyakan kepada penyelenggara untuk melihat apakah pantas untuk membawanya.

Makan dan minum dengan benar

Biasanya air dan kopi dapat diminum selama pertemuan, tetapi periksa apakah makanan boleh dibawa. Seringkali bau makanan dan suara mengunyah dapat mengalihkan perhatian orang lain, jadi sebaiknya tinggalkan makanan setelah rapat. Jika itu pertemuan makan siang, makanlah dengan tenang dan masing-masing. Juga, selalu bersihkan diri Anda dan tinggalkan tempat duduk Anda seperti yang Anda temukan.

Selain itu, sebagai pengusaha yang profesional, Anda juga perlu menggunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic. Aplikasi ini dapat membantu Anda dalam memanajemen pengeluaran untuk kepentingan usaha secara efisien dan efektif. Anda dapat mengontrol anggaran usaha dengan baik hanya dengan modal smartphone.

strategi pemasaran kewirausahaan

Aplikasi JojoExpense dilengkapi dengan beragam fitur unggulan, seperti mobile approval, capture expenses, budget controlling, reimburse via app & web dan cash advanced. Beragam fitur unggulan ini berperan penting dalam mencapai tujuan sebagaimana disebut di atas.

Yuk gunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic sekarang juga! Dapatkan demo gratis 14 hari dengan cara klik di sini.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *